Garantir des réunions virtuelles productives
A l'heure de la généralisation du télétravail, comment faire en sorte que les réunions en ligne soient suffisamment utiles et productives? Deux experts du cabinet de conseil VitalSmarts ont partagé leurs bonnes pratiques axées sur l’implication des participants.
Il n’est pas rare de sentir une forme d'ennui planer sur les réunions de travail. Déjà fréquent en face-à-face, ce phénomène risque encore davantage de toucher des meetings en visioconférence auxquels beaucoup d'entreprises sont aujourd'hui forcées de recourir. Comment chasser l’ennui et l'improductivité qui émanent de ses rencontres virtuelles?
Susciter l'implication de tous
Selon les experts Justin Hale et Joseph Grenny du cabinet de conseil VitalSmarts, qui s'expriment dans la Harvard Business Review, il convient avant tout de s'assurer que tous les participants d’un meeting en télétravail se sentent impliqués. Personne ne doit pouvoir implicitement se sentir dans la peau d’un spectateur. Pour contrer cette prédisposition pourtant fréquente, selon les consultants, il ne suffit pas d’encourager verbalement à une participation moins passive: «Vous devez créer des opportunités structurées pour que les participants s'engagent pleinement.»
Assigner fréquemment des tâches
Pour créer une expérience de responsabilité partagée dès le début d’une réunion virtuelle, les experts du cabinet VitalSmarts conseillent de proposer une série de tâches, en les assignant aux participants réunis en différents groupes de maximum trois personnes créés pour l’occasion. Une démarche qui demande d’utiliser différents canaux de communication si l'outil de visioconférence ne permet pas de créer des groupes de discussion. Ces tâches doivent pouvoir être accomplies en quelques minutes (il peut par exemple s'agir d'identifier des opportunités ou des problèmes). A la suite de quoi les participants sont invités à échanger sur les objectifs des tâches assignées. Il est en outre déconseillé d’attendre plus de 5 minutes avant de donner une nouvelle tâche.
Une minute pour faire prendre conscience du problème
Outre l’importance de mettre en place ce cadre propice à la pro-activité, les premiers instants d’un meeting en ligne sont tout aussi cruciaux lorsqu’il s'agit de s’atteler à la résolution d'un problème. Les consultants évoquent ainsi «la règle des 60 secondes», durant lesquelles l’organisateur de la réunion doit impérativement faire prendre conscience du problème. Quitte à partager des statistiques choquantes ou provocantes, des anecdotes ou des analogies qui dramatisent le problème. Il convient par ailleurs de faire appel au moins de slides powerpoint possible. C’est la règle MVP, pour «Minimum Viable PowerPoint».
