Rafael Corvalan, DSI de l’EPFL: «La crise actuelle est aussi l’occasion d’accélérer certains projets de numérisation»
Télétravail, cours en ligne, en quelques jours l’EPFL a profondément transformé sa manière d’opérer. Responsable IT de l’école, Rafael Corvalan a expliqué à notre rédaction comment l’IT gère ces changements et en profite pour accélérer la mise en œuvre de certaines solutions, devenues soudainement prioritaires.
Depuis une semaine, le campus de l’EPFL est un quasi no man’s land. Les étudiants et les collaborateurs de l’école ont l’interdiction d’entrer sur le site. Mais, comme dans de nombreuses organisations suisses, l’activité se poursuit. Les professeurs continuent de donner leurs cours et le personnel de travailler…. à distance. Joint via Skype, Rafael Corvalan, qui dirige l’IT de l’EPFL, fait le point de la situation côté informatique avec déjà des premiers enseignements.
Enseignement via Zoom
Le premier rôle de l’école c’est d’enseigner. Et, l’outil Zoom ayant déjà été retenu par l’institution, c’est la solution dont se servent désormais les professeurs et assistants pour donner leurs cours vidéo, en direct ou en différé. L’outil opérant dans le cloud, c’est surtout du côté des licences qu’il a fallu monter en puissance. «L’éditeur s’est montré très souple et nous a mis immédiatement des centaines de licences supplémentaires à disposition», se réjouit Rafael Corvalan. Reste un gros travail pour attribuer des licences aux professeurs externes et autres assistants qui n’en disposent pas par défaut. «C’est un processus fastidieux. «Nous avons déjà un millier d’exemptions que nous gérons manuellement, car nous n’avions pas le temps de déployer un workflow automatisé et intégré avec Zoom. Cela fait partie de cette situation inédite», concède le responsable IT.
Outils collaboratifs encore hétéroclites
Si le déploiement accéléré a fonctionné pour Zoom, les choses sont plus difficiles côté outils collaboratifs. «Nous voulons que Teams devienne la solution fédératrice, mais il s’est avéré compliqué d’accélérer le déploiement de cet outil que nous avons aujourd’hui en projet pilote», regrette Rafael Corvalan. En attendant, les équipes collaborent sur différents outils selon les groupes et affinités: Jabber, WhatsApp, quelques channels Teams… et l’e-mail.
2’800 accès VPN
L’IT a aussi dû s’atteler aux accès des employés des services centraux. Alors qu’en général quelque 500 collaborateurs accèdent au réseau via un VPN sécurisé, les pics atteignent aujourd’hui 2’800 accès et devraient bientôt atteindre 3’500 accès, estime le DSI. Les capacités serveurs ont elles aussi été augmentées considérablement.
Malgré cette généralisation du télétravail, les volumes de requêtes au helpdesk n’ont pas augmenté de manière significative. Avec cette originalité que ce sont des assistants étudiants qui sont en première ligne pour traiter les demandes arrivant désormais par voie électronique.
Le momentum créé par ces circonstances exceptionnelles est aussi l’occasion d’accélérer des projets de numérisation devenus soudainement bien plus importants.
Solidarité et transformation accélérée
La situation exceptionnelle fait aussi émerger des choses positives, se réjouit toutefois Rafael Corvalan. Les équipes font preuve d’engagement, de solidarité et d’ingéniosité.
Pour Rafael Corvalan, la situation d’urgence montre aussi combien on peut aller vite en étant directif par rapport à un modèle habituel plutôt participatif et décentralisé. «Je vois que mes équipes ont fait en une semaine ce qu’y aurait pris trois ans en mode projet», constate-t-il.
Le momentum créé par ces circonstances exceptionnelles est aussi l’occasion d’accélérer des projets de numérisation devenus soudainement bien plus importants, explique Rafael Corvalan. Et de citer trois exemples: d’abord la mise à disposition depuis internet de toutes les VDI des services centraux, permettant à 400 collaborateurs d’accéder à leur machine via un navigateur. Ensuite le déploiement en cours d’une plate-forme cloud hybride permettant de consommer des ressources dans AWS de manière transparente. Une architecture qui pourrait se montrer particulièrement utile en cas de problème d’infrastructure sur site ne pouvant être résolu. Enfin, le DSI se réjouit de la mise en place rapide d’un processus numérique pour la signature des factures, en attendant le déploiement d’une véritable solution de worklflow end-to-end. «Avant cette situation de crise beaucoup de gens disaient “oui, mais”. Aujourd’hui, le “mais” a disparu, les gens acceptent et vont de l’avant», conclut le DSI.
