Comment réussir sa transformation numérique en 10 étapes

Dans de nombreuses entreprises, les processus sont mis en œuvre avec une solution numérique en combinaison avec un stockage physique des papiers. Cela nécessite donc une intervention manuelle des employés pour s'assurer, par exemple, que les informations sont correctement indexées. Avec une solution plus complète, ces tâches manuelles peuvent également être numérisées, permettant aux employés de se concentrer sur leurs tâches principales plutôt que de chercher des informations. Surtout dans les modèles de travail hybrides (office – home office), il est essentiel que les données soient accessibles, peu importe d’où l'on travaille. Comment procéder de la meilleure façon pour atteindre une digitalisation holistique ? Nous souhaitons vous rendre attentif sur ces 10 points:

1. Impliquez les intervenants dès le début du projet et faites appel aux départements concernés

L'introduction d'une solution de digitalisation globale est un projet complexe et étendu. Favorisez l'esprit d'équipe dès le début et impliquez tous les employés et départements pertinents.

2. Effectuez un inventaire complet de la situation actuelle

Une analyse détaillée de la situation actuelle constitue la base de la planification de votre projet de dématérialisation. Quel type d'informations traitez-vous dans votre entreprise ? Comment se déroulent le traitement, l'indexation et l'archivage des données ? Comment accédez-vous à ces données ? Documentez tous les points précisément.

3. Définissez des objectifs

Déterminez quelles informations vous souhaitez numériser et comment vous souhaitez organiser le flux d'informations dans l'entreprise. Posez-vous la question, quelles départements et personnes participent activement au processus de travail et lesquels doivent simplement avoir accès aux informations.

4. Choisissez un partenaire approprié

Choisissez une solution pour votre projet de numérisation qui répond à vos besoins. Pour la plupart des entreprises, il est recommandé d'acquérir une solution capable de couvrir un ensemble complet de services, de la planification à l'installation et au support. Choisissez un partenaire de confiance capable de vous accompagner sur du long terme.

5. Organisez des formations pour les employés

Formez vos employés aux processus numérisés pour vous assurer que tous sont familiarisés avec le nouveau système numérique et peuvent l'utiliser efficacement. Continuez à proposer des formations même après la mise en place. Nommez des utilisateurs clés au sein de l’entreprise capable d’effectuer du transfert de compétence sur la solution.

6. Mettez la solution de numérisation en service

Vous avez réussi les étapes préparatoires de l'introduction, maintenant vient le grand moment de passer à la numérisation des flux de travail en production. Même avec des formations préalables, il est normal qu'il y ait des questions et des incertitudes. Il est donc important de fournir un support rapide et simple avant le "GO-LIVE". Nous recommandons toujours d’effectuer une semaine, au moins, de phase de test de la solution avant la mise en production.

7. Accompagnez activement les premiers mois de la phase opérationnelle

Parfois, c'est seulement dans la pratique que l'on découvre les exceptions ou encore des améliorations supplémentaires à adapter à la solution. Collectez systématiquement les expériences utilisateurs et incorporez-les dans des optimisations ou même des extensions de votre solution de numérisation.

8. Organisez des séminaires d'évaluation

Les séminaires d'évaluation, où vous recueillez délibérément les commentaires de vos employés concernant la solution de numérisation introduite, constituent une contribution précieuse au support du projet.

9. Mettez en place progressivement d'autres processus numériques

De nombreuses entreprises choisissent de numériser progressivement leurs processus. Cela permet une mise en œuvre ciblée par étapes et conduit à de meilleurs résultats.

10. Évaluez continuellement vos besoins de numérisation

Évaluez régulièrement dans quelle mesure votre progrès actuel en matière de numérisation répond aux besoins de l'entreprise. Les possibilités techniques peuvent évoluer de même que les exigences individuelles.
 

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