Opportunités et défis de la numérisation pour les fiduciaires

En 2000, 3,5 millions de Suisses n’étaient pas connectés. Aujourd’hui, ils ne sont plus que 800'000. C’est le résultat d’une étude récente de NET-Metrix. Ou en d’autres termes: 87% des Suisses sont connectés. Ils achètent, consomment et travaillent en ligne, et utilisent le cloud pour le stockage des données. Les modèles comme Amazon, iTunes et Uber sont des exemples qui illustrent les moyens fondamentalement nouveaux de servir les clients. Ils sont l’expression de la numérisation de l’économie qui se développe à grande vitesse autour de nous. Ils démontrent la puissance que peut libérer la combinaison entre la technologie, le comportement de l’utilisateur et le modèle commercial qui en découle.
Les fiduciaires notamment, sont très fortement touchés par la numérisation; en effet, non seulement leur propre entreprise, mais aussi leurs clients sont impactés par le passage au numérique, et les changements de comportement des utilisateurs deviennent inévitables. Mais qu’est-ce que cela signifie concrètement et à quels défis sont-ils confrontés?

Un énorme potentiel d’économies d’échelle
La numérisation signifie avant tout une énorme opportunité pour les fiduciaires de s’affirmer en proposant des services modernes. Après tout, la collaboration entre le fiduciaire et le client est caractérisée par l’échange d’un grand nombre d’informations et de données et par de multiples processus administratifs routiniers. De tels processus commerciaux peuvent être simplifiés ou automatisés grâce à la numérisation. Ainsi, le fiduciaire peut par exemple accéder directement aux données comptables de ses mandants et les conseiller en temps réel, ce qui représente
des économies d’échelle, même pour un faible nombre de clients. Le fiduciaire doit alors se demander quels processus commerciaux il peut améliorer à l’aide de la numérisation et comment il peut optimiser le mode d’interaction avec sa clientèle.

Défi n° 1: Des systèmes vétustes ou d’entretien difficile
La condition est cependant que le fiduciaire mais aussi ses clients utilisent un logiciel de gestion moderne compatible avec le cloud. En Suisse, il existe des milliers de petites structures fiduciaires qui gèrent la comptabilité de milliers de clients et qui réalisent les bouclements annuels des entreprises exigés par la loi avec des systèmes vétustes. Ou bien ils proposent à leurs clients une solution cloud pour la comptabilité qu’ils hébergent sur leur propre serveur. L’entretien de tels systèmes est toutefois compliqué et coûteux, car il demande un haut degré d’expertise et la maintenance du système ne peut souvent être assurée que par des spécialistes. A cela viennent s’ajouter les exigences de plus en plus élevées des clients en termes de rapidité ou de sécurité, induisant de nouvelles prestations de service, ce qui amène rapidement le fiduciaire aux limites de ses possibilités.

Défi n° 2: La confiance dans le cloud
Le stockage des données confidentielles dans le cloud est un problème souvent évoqué. On ne sait pas vraiment ce qu’il advient des données. Les fournisseurs de solutions cloud y répondent aujourd’hui par la référence Swissness; c’est-à-dire que le cloud est géré dans les centres de calcul suisses selon la loi suisse sur la protection des données. En réalité, l’acceptation du cloud computing n’a cessé de croître au cours des deux à trois dernières années. Cette tendance se reflète également dans les chiffres d’une étude récente du MSM. Alors que la croissance chute dans le segment des systèmes sur site, c’est-à-dire avec des solutions installées localement, le SaaS et les solutions cloud affichent depuis 2014 une croissance constante de l’ordre de 6%.

Défi n° 3: La maturité numérique du client
C’est de loin le plus grand défi pour les fiduciaires. La maturité numérique varie considérablement d’un client à l’autre. Une étude menée par l’Université de Saint-Gall en collaboration avec le cabinet de conseil Crosswalk a analysé, dans son rapport «Digital Transformation Report», la maturité numérique des entreprises suisses fin 2014. Elle montre que les entreprises de tous les secteurs et de toutes les tailles ont reconnu cette tendance et s’y adaptent. Cependant, l’état de réalisation et de transformation varie considérablement d’une entreprise à l’autre. Il en résulte un mélange hétérogène des conditions de collaboration. L’éventail va du client de l’entreprise jeune génération qui a grandi avec l’informatique et les supports commerciaux et qui gère l’ensemble de la comptabilité dans le cloud, au client qui remet toute sa comptabilité entre les mains du fiduciaire, rassemble les bordereaux pêle-mêle dans une boîte à chaussures qu’il apporte au bureau du fiduciaire qui doit ensuite faire le travail de A à Z. Un travail que le fiduciaire ne peut pas toujours facturer et qu’il doit financer autrement.

Choisir la bonne solution
Les défis montrent la chose suivante: Les prestations de service du fiduciaire doivent pouvoir couvrir différents business cases de manière flexible, en fonction des différents niveaux de maturité de ses clients. Pour ce faire, le logiciel de gestion du fiduciaire doit permettre une collaboration sans faille et proposer diverses options pour garantir l’échange sécurisé des données et des informations.
Dans l’idéal, le fiduciaire choisit une solution logicielle offrant l’ensemble des possibilités suivantes dans une solution cloud complète et intégrée, qui lui permet par ailleurs de ne plus se soucier des modifications légales ni des nouveautés technologiques, et qui propose une assistance complète:

• Collaboration directe dans le cloud
Le cas idéal: Le fiduciaire et le mandant utilisent tous les deux le cloud. Le fiduciaire peut activer tous les mandants dans sa solution et bénéficier de l’accès direct aux données des clients. Le mandant conserve ses données sur son compte cloud dédié
et garde ainsi la souveraineté sur les données. Le fiduciaire n’a pas besoin d’infrastructure coûteuse pour gérer les données. Le client, de son côté, conserve également son indépendance dans le choix du fiduciaire.

• Pré-saisie dans le cloud
Dans le cas où le client ne désire pas gérer l’ensemble de la comptabilité, mais seulement saisir lui-même des données simples, le fiduciaire peut lui proposer une pré-saisie simplifiée dans le cloud.

• Remplacer la boîte à chaussures
Le fiduciaire doit également proposer à ses clients une alternative aux documents désordonnés dans la boîte à chaussures en lui permettant l’échange de données avec sa solution fiduciaire. Sage One propose une solution spécialement conçue pour les entreprises unipersonnelles permettant au client de gérer lui-même en ligne par exemple les offres, les factures et la comptabilité en toute simplicité. Le client envoie les données pertinentes au fiduciaire sur un simple clic.

• Echange mobile des dossiers, documents et données
Pour finir, le fiduciaire a besoin d’un service sous la forme d’un portail en ligne sécurisé avec lequel il peut assurer l’échange des données en toute sécurité avec les clients qui n’utilisent pas le cloud. Un tel portail fiduciaire présente l’avantage de pouvoir échanger de manière simple et sécurisée les dossiers et les documents nécessaires à la collaboration, comme les bilans et les comptes de résultats. Le portail fiduciaire est disponible depuis les appareils mobiles, ce qui permet un accès instantané pour tous les utilisateurs, même à distance. Le fiduciaire peut, d’un simple clic, partager avec tous ses clients les avis de modifications importantes p. ex. concernant l’impôt à la source ou le plan comptable, ce qui représente un gain supplémentaire d’efficacité dans les processus administratifs.

Conclusion: La vitesse à laquelle les nouvelles technologies numérisent nos habitudes de vie, influencent nos comportements et changent fondamentalement nos modèles d’affaires est énorme. Elle ne s’arrête pas à la comptabilité et impacte les fiduciaires dans une large mesure. Avec la bonne solution cloud, les fiduciaires sont en mesure de répondre aux différents niveaux de maturité numérique et en même temps aux exigences élevées de leurs clients, de numériser pleinement la collaboration pour un net gain en termes d’efficacité.