Voyager avec sa place de travail les modes de collaboration du futur

«Millennials» (ou «génération Y»), c’est ainsi que Forrester nomme la génération aussi à l’aise avec les technologies digitales que l’étaient leurs parents avec un téléphone analogique ou un téléviseur. L’américain Marc Prensky désigne quant à lui «Digital Natives» cette génération appelée à définir l’avenir du travail quotidien et la forme moderne de la place de travail.
Par de nombreux aspects, la place de travail du futur est déjà reconnaissable. Quiconque prend le train ou attend une correspondance dans un aéroport peut y observer à l’envi les «nomades modernes» en action. Avec leur PDA en main ou leur laptop sur les genoux, les collaborateurs mobiles poursuivent leur travail autant que le leur permet l’accès souvent limité aux informations dont ils ont besoin. La diversité des terminaux et technologies employées à ces fins s’est multipliée ces dernières années – et elle pose aujourd’hui de nouveaux défis à l’informatique des entreprises.

Des postes de travail définis selon des rôles

Cette mobilité des knowledge workers va continuer de s’accentuer. Ces travailleurs, la plupart du temps externes, ne connaîtront bientôt plus la place de bureau fixe que par ouï-dire. À l’opposé, une grande part des employés continueront de disposer d’un poste de travail fixe ou, à l’instar des collaborateurs temporaires, ne nécessiteront qu’un accès limité dans le temps aux données de l’entreprise obtenu à partir d’un terminal complètement équipé. La gestion d’une telle pluralité d’exigences diverses et divergentes signifie pour l’entreprise d’adapter les places de travail aux rôles correspondants. À l’heure actuelle, de nombreuses entreprises procèdent sous le principe de l’arrosoir et tous les collaborateurs reçoivent la même installation. Avec la tendance persistante à la mobilité et les exigences croissantes des membres de la génération Y, ce scénario s’avère toujours plus inefficient et conduit à une augmentation des coûts en comparaison d’une approche basée sur les rôles.
Il est grandement temps de changer de mode de faire. Beaucoup d’entreprises ont hésité à passer à une technologie qui ne leur paraissait pas attractive et ont fait l’impasse sur Vista, provoquant ainsi un blocage au niveau du hardware. Le passage à Windows 7 offre désormais une grande opportunité de façonner la place de travail du futur sur la base d’une plateforme stable et de développer un système de rôles à même de définir les installations requises à l’avenir. Chez Swisscom, parmi les 17 rôles définis par l’institut Gartner, cinq rôles dominants ont émergé pour les 18 000 collaborateurs que compte la société, qui ont servi de base au développement des futures places de travail.

Des modèles de rôles pour le choix technologique adéquat

Les entreprises devraient entreprendre dès à présent les efforts nécessaires à la définition de ces rôles, d’autant plus qu’elles peuvent être secondées par des prestataires expérimentés. Dans le fond, la tâche n’est pas si difficile: il s’agit d’abord de définir des rôles extrêmes à l’aide de divers critères tels que la mobilité requise (de fixe à ultra-mobile) ou la nécessité de générer des contenus et de traiter des informations. On définit ensuite, selon l’entreprise, des rôles intermédiaires et spécialisés, comme par exemple des postes de travail CAD exigeant une grande capacité graphique et de calcul et des périphériques spécifiques.
Au final, ces définitions sont associées à des modèles de places de travail. Pour les rôles stationnaires, des modèles basés sur des clients légers sont par exemple plus appropriés que des laptops, lesquels sont indispensables aux collaborateurs mobiles. Toutefois, la question du hardware n’est que secondaire, les éléments les plus importants étant la connectivité correcte, les applicatifs, la combinaison de services et leur qualité.
La place de travail du futur se distingue par des technologies convergentes et l’émergence de nouveaux terminaux. La pénétration d’appareils comme les smartphones est ainsi un indice clair de convergence multimédia. Il en ressort de nouvelles formes de collaboration pour les entreprises mais aussi de nouveaux questionnements relatifs aux coûts, aux usages, à la sécurité et au mélange de technologies déployées. En outre, un grand nombre de tâches et facteurs de coûts dépendent de la place de travail moderne, tels que la gestion des actifs matériels et logiciels, l’administration des licences, des problèmes et des droits, mais aussi les protections anti-virus, la gestion des clients distants et les backups continus.
Les entreprises s’éloignent de plus en plus de stratégies monolithiques de type «one size fits all». En effet, la flexibilité est requise, les exigences augmentent et les technologies pour y répondre, en fonction des rôles de l’entreprise, sont disponibles. Voilà qui pose un grand défi aux prestataires de services IT. Les fournisseurs sont rares, qui maîtrisent non seulement les méthodes liées aux clients lourds traditionnels, mais aussi les techniques de virtualisation, et qui sont en mesure de les opérer de manière économique. Et la palette de technologies de virtualisation va du déploiement de desktops entièrement virtualisés à celui d’équipements hardware centralisés comme les PC lames dans les centres de données du fournisseur, en passant par la virtualisation d’applicatifs. Mais le défi reste de trouver le juste mélange de technologies pour les usages online et offline, et de supporter les collaborateurs mobiles de façon optimale.

La virtualisation empêche les conflits

Le bureau du futur n’est pas imaginable sans virtualisation. Une virtualisation complète conduit à séparer hardware et software, ce qui débouche sur de nouveaux modèles de places de travail (solutions SaaS, applications composites, virtualisation applicative) et d’infrastructures (virtualisation client et serveur, cloud computing). Dans le cas extrême ne subsiste sur le terminal qu’un système d’exploitation rudimentaire, tandis que toutes les fonctions systèmes requises sont chargées à la demande à partir d’un cloud privé. Les applications ne sont pas non plus installées, mais chargées selon le besoin ou disponibles pendant plusieurs semaines en mode offline. Elles tournent ainsi dans un environnement protégé de sorte que les conflits entre applicatifs peuvent être évités, sans empêcher pour autant les applications de communiquer entre elles. La performance de calcul du client virtuel est elle aussi mise à disposition par le serveur – de façon dynamique si nécessaire – puisque c’est finalement sur le serveur qu’a lieu le traitement. La virtualisation garantit par ailleurs l’actualité de la version des logiciels, des standards uniques, un réseau sûr et des tâches d’installation et de maintenance réduites.

Mobile et pourtant partie intégrale de l’entreprise

Outre les dispositions techniques, le large accès au savoir obtenu à partir des informations dispersées dans l’entreprise est un élément fondamental du succès de la société et de sa position concurrentielle. «If we only knew what we know!», la phrase de Jeremy Junkins, ancien CEO de Texas Instruments, n’est pas galvaudée: dans toutes les entreprises, le savoir-faire est enfoui profondément et n’est que rarement accessible rapidement.
Le développement continu du web et des technologies sous-jacentes peuvent assister les knowledge workers dans leur recherche d’informations et de connaissances. Pour rappel: le web 1.0 concernait les contenus et le web 2.0 ou web social liait les individus. Avec l’avènement du web 3.0 ou web sémantique, il est d’ores et déjà possible de différencier des significations et de distinguer par exemple les occurrences dans lesquelles le terme «Paris» se réfère à la ville de celles où il désigne l’héritière de la chaîne d’hôtels. Le moteur de recherche Wolfram Alpha est un bon exemple de cette évolution puisqu’il livre des réponses structurées à des questions définies au lieu des listes de liens renvoyées par les moteurs usuels.
Avec de telles techniques, les entreprises peuvent elles aussi permettre un accès rapide aux savoirs présents dans l’organisation, un élément indispensable au succès du travail d’équipe. À l’avenir, les équipes promettent de se former de façon dynamique en fonction des projets. Leurs membres devront organiser leur collaboration, en particulier l’échange d’informations et de connaissances par delà les frontières horaires et géographiques. Afin de rassembler l’ensemble de l’équipe à un horaire et dans un lieu donnés, la tendance aux réunions dans des espaces virtuels se renforcera.
Malgré les progrès en matière de mobilité de la place de travail , les déplacements signifient encore du temps improductif. Non seulement parce que les possibilités de travailler sont limitées, mais aussi parce que cette pratique représente un risque: celui du voisin dont on ne sait rien et qui peut écouter (non-intentionnellement) les conversations téléphoniques ou jeter un oeil sur le moniteur ou des documents. Enfin, il existe toujours le risque de base consistant tout bonnement à perdre son ordinateur ou ses dossiers.

Le monde du travail se rapproche

Les meetings virtuels sont désormais faciles à organiser grâce aux terminaux équipés d’une caméra et d’un microphone disponibles sur le marché. Ceux-ci suffisent amplement à des réunions standards destinées à vérifier l’avancement d’un projet ou à échanger des informations. Sans compter que les réunions virtuelles ont l’avantage d’être en général plus brèves que les réelles, accélérant ainsi en fin de compte le déroulement des projets. Sharepoint est un produit important pour la collaboration au sein d’équipes dispersées. Non seulement parce qu’il permet le travail commun sur un même document, mais aussi parce qu’il assiste les équipes dynamiques dans leur collaboration au moyen d’échéanciers, de listes de tâches, de protocoles et autres blogs – le blog de travail du chef d’équipe s’avérant souvent meilleur que n’importe quel protocole.
Au final, ces techniques participent au rapprochement des mondes privés et professionnels. Le travail et les loisirs s’interpénètrent et, comme c’était souvent le cas avant l’époque industrielle, les hommes travaillent là où ils habitent. Cette nouvelle réalité s’assortit d’une nouvelle responsabilité pour les entreprises: non seulement de fournir à leurs collaborateurs les équipements adéquats, mais aussi d’assurer l’harmonie entre leurs vies privée et professionnelle. Et cela concerne aussi l’assistance des collaborateurs, afin qu’ils n’aient pas à se préoccuper des problèmes techniques de leur poste de travail électronique, mais qu’ils puissent se fier à des spécialistes et à un service desk compétents.