L'Intelligence Artificielle au service de la reconnaissance des documents numérisés
L'Intelligence Artificielle (IA) est en train de révolutionner notre quotidien, en transformant la manière dont nous interagissons avec la technologie et en améliorant notre efficacité dans de nombreux domaines. L'IA joue un rôle de plus en plus crucial. En entreprise, elle se distingue particulièrement dans le traitement des documents au sein d’une gestion électronique de documents (GED), offrant des solutions innovantes pour automatiser et optimiser les processus.
Des plateformes comme DocuWare avec Natif.ai, qui appartiennent à la société Ricoh, proposent des services pour l’extraction des données, la reconnaissance et la classification des documents de natures diverses et variées, capables de s’adapter, par paramétrage, à tout type d’entreprise, de toute taille et dans tous les secteurs d’activités. Que l’on parle d’automatiser le traitement des factures, de faire de la reconnaissance d’écriture manuscrite, d’extraire des données complexes d’un document d’identité ou encore de traiter des contrats, l’IA peut vous aider à optimiser les processus et à prendre les bonnes décisions, plus rapidement, au quotidien.
Automatisation de la reconnaissance des documents
L'IA permet de traiter automatiquement une grande variété de documents, qu'ils soient dactylographiés ou manuscrits. Grâce à des algorithmes avancés de reconnaissance optique de caractères (OCR) et de reconnaissance d’écriture manuscrite (HTR), ces solutions de GED combinée avec une IA peuvent donc extraire des informations clés avec une précision remarquable, permettant la séparation automatique d’un lot de documents scannés et la classification intelligente de ceux-ci. Cette automatisation de la reconnaissance des documents réduit considérablement le temps et les efforts nécessaires pour le traitement, permettant aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
L’un des principaux défis de l’IA dans la reconnaissance des documents est la variabilité des écritures manuscrites. Les algorithmes de reconnaissance d’écriture manuscrite (HTR) peuvent rencontrer des difficultés avec des écritures très variées, des styles différents, ou des documents écrits de manière peu lisible. Nous n’avons pas encore accès aux « magiciels*1 » et il reste des cas où l’intervention humaine est nécessaire pour vérifier et corriger les erreurs. Cependant, nous arrivons à réduire considérablement ces interventions.
Amélioration de l'efficacité opérationnelle
L'automatisation des processus de reconnaissance des documents permet de réaliser des économies significatives. En réduisant la dépendance aux processus manuels, les entreprises peuvent diminuer les coûts liés à la gestion des documents, tout en augmentant la vitesse et la précision du traitement. Par le biais de flux de travail intelligents qui accélèrent les processus et réduisent les erreurs humaines, il est possible de traiter les factures, les trier et les envoyer automatiquement aux départements concernés, tandis que les contrats peuvent être rapidement retrouvés grâce à des recherches basées sur des mots-clés extraits automatiquement. Une gestion plus efficace des documents se traduit par une meilleure réactivité aux demandes des clients. Les informations peuvent être retrouvées et traitées plus rapidement, ce qui améliore la satisfaction client.
Sécurité et conformité
La GED avec des solutions basées sur l'IA assure également une meilleure sécurité et conformité. Les documents sont stockés de manière sécurisée et les accès sont contrôlés, garantissant que seules les personnes autorisées peuvent consulter ou modifier les informations sensibles. De plus, elle peut aider à garantir que les processus respectent les réglementations en vigueur, en automatisant les vérifications de conformité. Une telle solution est conçue pour s'adapter aux besoins changeants des entreprises. Elle peut évoluer avec l'entreprise, en intégrant de nouvelles fonctionnalités et en s'adaptant à de nouveaux types de documents ou de processus. Cette flexibilité permet aux entreprises de rester compétitives dans un environnement en constante évolution.
Les données sont chiffrées et des techniques d’anonymisation sont utilisées afin de protéger les informations sensibles. Il est aussi possible de suivre et d’effectuer des audits en temps réel.
Perspectives d'avenir
L'intégration de l'Intelligence Artificielle dans la reconnaissance des documents numérisés offre des avantages considérables pour les entreprises. En automatisant les processus, en améliorant l'efficacité opérationnelle, en réduisant les coûts et en améliorant l'expérience client, ces solutions permettent aux entreprises de tirer pleinement parti des opportunités offertes par la numérisation. Avec une approche stratégique et une volonté d'adaptation continue, les entreprises peuvent non seulement optimiser leurs processus actuels, mais aussi se préparer aux défis futurs. DocuWare avec Natif.ai de Ricoh est un exemple de plateformes qui permet de réaliser ces avancées.
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*1 Expression utilisée pour définir un logiciel capable de tout faire selon certaines attentes des clients mais qui n’existe pas, où du moins pas encore.
