Envoi d’e-mails conforme à la protection des données

De plus en plus d’entreprises envoient leurs offres, contrats, factures ou décomptes de salaire par e-mail au lieu de les transmettre par un courrier physique. Si cette solution est pratique et efficace pour les entreprises, elle comporte des risques. En effet, non seulement les e-mails ne sont pas assez protégés, mais ils ne répondent pas non plus aux exigences de la loi fédérale sur la protection des données.

Conformément à la loi fédérale sur la protection des données, toutes les données personnelles qui se rapportent à une personne donnée ou identifiable doivent être protégées. Le prénom et le nom d’une personne entrent déjà dans cette catégorie, et c’est le cas de beaucoup d’autres données que traitent les entreprises tous les jours. Protéger les données personnelles contre un accès non autorisé n’est donc pas une option facultative, mais bien une obligation. Les personnes qui envoient ces données par e-mail sans les protéger risquent des amendes élevées. Au sein de l’UE, les infractions au RGPD font notamment l’objet de mesures sévères.

IncaMail: la solution simple et sûre

Grâce à IncaMail, il est très simple de s’acquitter de cette obligation lors de l’envoi d’e-mails. IncaMail s’intègre dans les clients de messagerie existants (p. ex. Outlook et Office 365) ou dans les logiciels d’entreprise (SAP, Abacus, etc.). Avec IncaMail, les messages peuvent être envoyés depuis l’environnement habituel en un seul clic. Les informations confidentielles, telles que les décomptes de salaire, les données personnelles ou les informations professionnelles sensibles, parviennent ainsi plus rapidement à destination, à moindre coût, de manière plus sûre et surtout en conformité avec la loi. La réception fonctionne pour toutes les adresses de destinataires dans le monde et sur tous les terminaux, qu’il s’agisse d’un ordinateur de bureau, d’un ordinateur portable, d’une tablette ou d’un smartphone. IncaMail offre un outil de travail convivial et intuitif. Il en résulte un gain de temps et de ressources non négligeable.

Une plateforme de substitution reconnue

IncaMail est reconnue comme une plateforme de distribution sécurisée par le Département fédéral de justice et police. Les possibilités d’utilisation sont multiples. Elle peut par exemple être utilisée dans le cadre de différentes procédures administratives, comme les procédures civiles et pénales, ou les procédures de poursuite pour dettes et de liquidation de faillite.

Les secteurs tels que la finance, la , l’énergie, mais aussi la justice ou les autorités, au sein desquels des données personnelles et sensibles sont régulièrement envoyées, profitent d’ores et déjà des avantages d’IncaMail. Que ce soit pour l’envoi de décomptes de salaire, de certificats de salaire ou de la caisse de pensions, de contrats, de documents stratégiques ou d’offres: IncaMail assure la sécurité nécessaire conforme à la protection des données.

La solution IncaMail permettra-t-elle aussi à votre entreprise d’envoyer enfin des e-mails en toute sécurité et dans le respect de la protection des données? Découvrez-le ici: www.poste.ch/incamail

Aperçu de vos avantages

1. Simplicité: avec IncaMail, les e-mails peuvent être envoyés directement depuis le client de messagerie existant (p. ex. Outlook) ou le logiciel d’entreprise (p. ex. SAP), ce qui permet de gagner du temps.
2. Sécurité: le contenu des e-mails est chiffré selon des normes internationales au moyen d’une technologie brevetée et n’est enregistré nulle part de façon permanente.
3. Compliance: IncaMail répond à toutes les règles de compliance applicables au sein de l’UE et en Suisse, garantissant un échange de données conforme à la protection des données.
4. Confidentialité: les tiers n’ont aucune possibilité d’accéder aux contenus des messages.
5. Traçabilité: l’envoi et la réception des messages IncaMail sont documentés par la Poste et sont traçables à tout moment.
6. Reconnaissance: IncaMail est reconnue officiellement comme une plateforme de distribution sécurisée par le Département fédéral de justice et police (DFJP). Cette solution est compatible avec les plateformes de distribution autorisées par la Confédération.
7. Volume de données: IncaMail permet de transmettre de gros fichiers jusqu’à 1 Go via un lien sécurisé. Il peut s’agir de documents scannés au format PDF, de plans, de codes sources logiciel ou de films. Les utilisatrices et les utilisateurs bénéficient ainsi d’une utilisation illimitée.
8. Efficacité: IncaMail accroît l’efficacité des processus commerciaux, réduisant ainsi la charge de travail et par là-même les coûts.