Les défis de la consolidation et de l’harmonisation des processus métiers

Les acquisitions et cessions de parties d'entreprise, la mise en place de centres de services partagés ou la délocalisation géographique de certaines étapes de la chaîne de production font partie des projets de transformation, devant être menés à bien vite et efficacement. Le retour rapide à une organisation stable avec des processus métiers optimisés et des systèmes d’applications consolidés constitue un avantage concurrentiel décisif. Cette agilité est une compétence-clé essentielle que l’entreprise doit posséder pour réagir de manière optimale et flexible aux changements.

Les processus métiers et donc les applications informatiques sont les facteurs critiques des projets d’harmonisation et de consolidation. Les CIO ne connaissent que trop bien les conséquences de délais de réaction trop longs et de systèmes IT trop rigides.

Mesures de prévention et de soutien pour les transformations

La transformation de l’entreprise peut être soutenue en effectuant au préalable la migration et la conversion des données, ainsi que l’analyse des données et des processus. Les processus métiers sont reconstitués et documentés directement à partir des données applicatives. Avec la reconstruction, les indicateurs clés des processus sont également disponibles.

Ainsi, les processus, leurs structures et la performance des unités organisationnelles et des systèmes peuvent être comparés. On dispose de la sorte d’une base pour sélectionner les processus de référence en vue de l’harmonisation et de la consolidation ciblée. En outre, les potentiels d’optimisation peuvent être identifiés dans les différents domaines tels que les processus d’achat ou la gestion commerciale.

Process Mining: reconstruction de processus réels

Le Process Mining ou analyse des processus est une méthode novatrice de l’Automated Business Process Discovery (ABPD), qui permet de reconstruire et de visualiser des processus réels issus des systèmes informatiques. Les modèles de processus résultant des données applicatives, donc les traces que laissent les processus métiers dans les systèmes IT, sont structurés selon l’approche bottom-up. Leur analyse présente les processus tels qu’ils ont effectivement parcouru le système applicatif. Les déroulements des processus au sein des systèmes IT ne sont plus des boîtes noires; les méthodes de travail et les interactions deviennent transparentes. Afin de visualiser les données extraites du système applicatif dans un diagramme de processus, elles sont d’abord présentées sous forme d’un journal des événements. Les événements d’une transaction de l’entreprise sont assignés à leur instance de processus et disposent au moins d'un time stamp. On obtient d’abord la suite chronologique des étapes du processus, puis le regroupement des mêmes étapes et la superposition des nombreuses instances, et finalement la représentation graphique du processus global.

Dans certains nouveaux systèmes orientés service et processus, ces protocoles événementiels sont déjà disponibles et peuvent être directement utilisés pour la reconstruction. Mais dans le cas des systèmes ERP établis reposant sur des bases de données relationnelles, comme SAP ERP, les données d’applications sont dispersées dans de nombreuses tables.

SNP propose des modèles prédéfinis d’extraction des processus fournissant des résultats d’analyse en un temps record. Les transactions extraites des divers systèmes sources sont transférées avec des attributs choisis vers un serveur central, où elles sont mises à jour en continu. Ce qui permet d’analyser des millions de transactions en temps réel. Les attributs extraits du système et inhérents au processus, tels que les types d’ordres, types de pièces ou unités d’organisation, peuvent être évalués dans des histogrammes et utilisés pour filtrer les données. Ce filtrage permet de considérer le processus dans les différents domaines d’application ou variantes. Ainsi, le processus analysé peut par exemple être pris en compte pour diverses divisions, sociétés ou groupes de marchandises.

Les processus filtrés selon des critères précis peuvent ensuite être comparés entre eux. En amont de la consolidation et de l’harmonisation, on compare des processus dans les différentes unités organisationnelles afin d’établir quelles étapes du processus doivent être réalisées à quel endroit et à quelle fréquence. En outre, la comparaison visuelle comprend les différentes successions d’étapes du processus et utilise un code couleur afin de présenter de manière claire et visible toute différence.

Ces analyses montrent comment un processus de grande envergure est implémenté dans diverses unités organisationnelles et régions. Dans les projets de transformation, différentes unités opérationnelles sont souvent regroupées dans un système SAP ERP. Si aucun processus métier ne subit de modification, il s’agit de simplement consolider le système et les données, en tenant compte de toutes les variantes de processus et de la quantité combinée. Les analyses s’avèrent utiles pour montrer où il existe malgré tout des écarts et qu’une consolidation pure des données n’est pas possible. Les modifications dans le Customizing et les données de base nécessaires peuvent être déduites.

Lors de la simplification, l’harmonisation et l’optimisation au niveau des processus, il s’agit d’identifier la variante et l’unité organisationnelle la plus performante et de l’utiliser comme référence dans le projet. Pour ce faire, les KPI (Key Performance Indicators) inhérents au processus peuvent être évalués avec chaque filtrage, et présentés et comparés dans des diagrammes.

Le diagramme du processus reprend les durées du processus et distinction est faite entre les variantes lentes et rapides. Les longs délais sont localisés, notamment dans les cas de capacités insuffisantes. Tous les résultats figurant dans le diagramme, les tableaux et les métriques peuvent à tout moment être associés aux données initiales et suivis dans le système.

L’équipe de transformation peut accéder aux connaissances acquises de diverses manières, comme par exemple via des apps pour iPad et via une application de bureau. Sur cette base, d’autres fonctionnalités de SAP Solution Managers peuvent être implémentées, telles que la documentation des processus ou la gestion des tests et des changements.

Cette (re)documentation automatisée des processus présente un grand avantage pour de nombreuses organisations. En amont des projets de consolidation et d’harmonisation, elle constitue la base pour les workshops et travaux conceptuels pour l’environnement cible. La pratique montre aussi que, outre son utilisation dans les projets de transformation, l’évaluation est mise à profit dans les activités de validation de l’industrie chimique et pharmaceutique et qu’une comparaison régulière entre les processus réels et théoriques peut être effectuée. Le temps d’exécution nécessaire est nettement réduit par rapport aux méthodes de recensement classiques.

Avantages du recensement automatisé des processus

Grâce à SNP Business Process Analysis, les processus métiers de l’ensemble des systèmes peuvent être sondés en un minimum de temps et les taches blanches dans leur cartographie, comblées. L’allocation des ressources internes et externes peut être gérée de manière optimale, puisque l’automatisation ne requiert qu’une configuration unique. Aucune autre dépense ne se présente en cours d’exploitation, les modèles de processus peuvent être optimisés en termes de coûts et sont mis à jour en continu.

Comme la méthodologie de SNP repose sur des diagnostics de processus fondés sur des faits, les modèles générés peuvent à tout moment servir de base de discussion objective avec les divers domaines. Ainsi les incertitudes peuvent être identifiées, débattues et résolues en amont du projet: plus les obstacles potentiels sont diagnostiqués précocément, mieux ils pourront être traités en minimisant les coûts et les risques.

L’absence de collaboration entre les différents départements dans les efforts d’harmonisation et de consolidation d’ERP constitue l’un des principaux obstacles. Autre entrave fréquemment citée lors d’une consolidation d’ERP, la période d'exécution du projet trop longue et difficile à estimer. La transparence des processus et des systèmes est une condition sine qua non pour une planification valide.