La ville d’Antibes automatise sa gestion des contrats d’approvisionnement

La ville d’Antibes, sur la Côte d’Azur, célèbre pour son port et ses yachts de luxe et siège de la technopole Sophia Antipolis, connaissait un problème de gestion : le manque de transparence et de traçabilité dans les processus d’approvisionnement rendait difficiles l’automatisation ainsi que l’analyse des données et des processus inter-organisationnels. Cela affectait directement la manière dont les litiges relatifs à l’approvisionnement étaient résolus et pesait également sur les budgets administratifs.

Patrick Duverger, directeur des systèmes d’information de la ville d’Antibes, est un fervent partisan de la digitalisation et de l’automatisation des procédures administratives et il a su y reconnaitre un grand potentiel. « Nous avions certes un niveau de performance opérationnelle élevé, mais nos processus commerciaux n’étaient pas totalement compréhensibles. Cela se traduisait par des opérations opaques, avec des retards répétés, des livraisons erronées ou des sanctions administratives ». « Comme dans toute entreprise, ce sont toujours les cas marginaux qui prennent le plus de temps et qui, finalement, affectent le budget », explique-t-il. Une meilleure compréhension des opérations existantes contribuerait à optimiser les processus, à réduire les coûts et à éviter certains risques.

Mettre en relation les fournisseurs et l’administration
 

La ville d’Antibes a reconnu le potentiel de la blockchain et s’est fixé pour objectif de repenser la gestion numérique des contrats en mettant l’accent sur les processus d’approvisionnement publics, en collaboration avec le SAP Innovation Center Network. Le réseau d’innovation a été le premier à développer un prototype basé sur le service SAP Cross-Company Workflow Collaboration associé à un registre commun de transactions basé sur la blockchain dans SAP HANA Cloud. Ce prototype permet de remplacer les procédures manuelles par une coordination interentreprises automatisée. Les organisations, comme la ville d’Antibes, qui utilisent un registre partagé dans SAP HANA Cloud, bénéficient d’un historique de contrôle des interactions inter-organisationnelles à accès limité, publiquement vérifiable et inaltérable.

 « En exploitant tout le potentiel d’un registre commun dans SAP HANA Cloud, nous pouvons relier les plateformes numériques entre elles et rapprocher ainsi les entreprises et les administrations afin qu’elles puissent suivre le respect des conditions contractuelles liées aux prestations de services et à la fourniture de produits », souligne M. Duverger. « Nous pouvons utiliser les données de différentes parties prenantes, telles que les entreprises de logistique et les organismes de certification de la qualité, et dépasser ainsi l’ère des processus papier et manuels encombrants. » Ce modèle peut, par exemple, être appliqué aux processus d’approvisionnement dans lesquels plusieurs intervenants vérifient la conformité des fournisseurs ainsi que leurs performances.

Confidentialité des données sensibles garantie
 

Toutefois, lorsque des processus basés sur la collaboration sont ouverts, des conflits apparaissent eu égard aux préoccupations des clients en matière de protection des données. Ce dilemme représente un défi considérable pour la gestion des contrats de la prochaine génération. Comment les entreprises peuvent-elles garantir la transparence sans compromettre la confidentialité des informations et des processus de gestion non publics ? M. Duverger insiste ici sur l’importance particulière de la protection des données sensibles dans les approvisionnements publics : « La confidentialité des prix négociés et des volumes de commandes est d’une importance capitale pour nous et nos fournisseurs ».

L’équipe SAP Security Research s’est penchée sur cette préoccupation urgente. En collaboration avec l’équipe Blockchain du réseau SAP Innovation Center, elle a étendu SAP Cross-Company Workflow Collaboration grâce à des technologies innovantes basées sur le matériel pour une meilleure protection de la vie privée (Privacy-enhancing Technologies, PET). « Avant de soumettre une transaction au registre commun, les organisations la chiffrent, ainsi que les informations sensibles qui l’accompagnent, à l’aide de leur matériel cryptographique autogéré », explique Laurent Gomez, qui dirige le projet d’innovation pour la ville d’Antibes. Les données et processus chiffrés sont uniquement traités au sein de modules matériels sécurisés et fiables, avec l’accord explicite des différentes parties prenantes.

Contrôle total des données non chiffrées
 

En automatisant les opérations interentreprises et en garantissant la confidentialité des données clients tout en permettant des analyses, cette innovation apporte un avantage commercial considérable à l’entreprise. Le point central de cette approche est que les clients conservent le contrôle total et la responsabilité de leur matériel chiffré. « SAP ne peut en aucun cas accéder à des données non chiffrées. Les seules données qui sortent de nos systèmes d’information sont chiffrées par nos soins », explique M. Duverger. « Avec SAP Business Technology Platform (SAP BTP), les clés de chiffrement restent sous notre garde. C’est ce qui distingue SAP BTP des solutions concurrentes. »

Moins de pénalités liées aux retards de paiement
 

Ce projet d’innovation commun a mis en exergue les faiblesses des processus d’approvisionnement de la ville d’Antibes : des pénalités récurrentes, inhérentes aux retards de paiement des fournisseurs et aux retards de livraison. « En adoptant cette approche avec un registre de transactions décentralisé et sécurisé, nous avons amélioré ces indicateurs de performance sans modifier le processus en lui-même. Nous pouvons désormais gérer toutes nos opérations d’approvisionnement de manière fiable », résume M. Duverger. La réduction significative du taux de retard de paiement constitue un succès important. La ville azuréenne a ainsi pu minimiser l’impact des pénalités de retard de paiement sur son budget global de dépenses.

Le projet a récemment reçu une distinction au plus haut niveau national avec le prestigieux prix Territoria d’Or, décerné par les ministères français de l’Intérieur, de la Transition écologique et de la Cohésion des territoires.